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Politique de protection des renseignements personnels

1. Pourquoi avoir adopté cette politique?

Les renseignements personnels (ci-après les « renseignements ») que vous nous confiez sont indispensables pour notre relation d’affaires avec vous. Nous savons qu’ils sont précieux et nous sommes déterminés à tout mettre en œuvre pour les protéger.

C’est pourquoi nous avons adopté cette politique, dans laquelle nous décrivons nos pratiques visant à protéger vos renseignements et votre vie privée. Notre objectif est d’être transparent avec vous. Cette politique s’applique à l’utilisation et à la communication de tout renseignement recueilli, ainsi qu’à la façon dont Archer et ses sociétés affiliées recueillent les renseignements en question, dans le cadre de votre relation d’affaires avec eux. Cette politique s’applique tant et aussi longtemps que nous détenons vos renseignements, y compris après la fin de notre relation d’affaires.

Le responsable de la protection des renseignements personnels et de la vie privée est responsable de ces pratiques appliquées par Archer. Pour toute question sur cette politique, vous pouvez lui écrire à l’une des adresses suivantes :

Responsable de la protection des renseignements personnels

Pour Archer gestion privée inc.
Christian Boucher, conformite@archer.ca

Pour Archer gestion de portefeuille inc.
Richard Morin, conformite.ptf@archer.ca  

Vous pouvez aussi communiquer avec nous de la façon indiquée à la section 9 ci-dessous, si vous avez des questions.

2. Quel type de renseignements nous pouvons recueillir et auprès de qui

2.1. Quels renseignements pouvons-nous recueillir

Renseignements d’identification

  • Noms
  • Date de naissance
  • Coordonnées
  • Adresse électronique
  • Renseignements figurant sur une pièce d'identité (permis de conduire, passeport, numéro d'assurance sociale*)
  • Emploi
  • Numéro de compte bancaire ou de placement
  • Renseignements que nous détenons sur vous à titre de représentants autorisés, d’administrateur, de dirigeant ou d’actionnaire

Renseignements pour confirmer votre identité 

  • Signatures
  • Renseignements sur vos comptes

Renseignements financiers 

  • Revenus, salaire et soldes
  • Produits et placements ainsi que leurs modalités (par exemple : le terme, la fréquence de remboursement, les limites, les taux, l’échéance, etc.)

Autres renseignements

  • Raison pour laquelle vous faites affaire avec nous
  • Préférences en matière de langue et de communication
  • Renseignements au sujet d’autres personnes que vous (mandataire d’une procuration, bénéficiaires, votre conjoint ou conjoint de fait ou les personnes à votre charge assurées en vertu d’un produit d’assurance ou d’un régime enregistré, un utilisateur autorisé de votre compte, une personne de confiance et les coordonnées d’une personne qui, selon vous, pourrait être intéressée à un produit ou à un service des sociétés affiliées au groupe Archer.

*Si vous nous fournissez des renseignements sur une autre personne, nous présumerons que vous êtes autorisé à le faire et que vous avez obtenu le consentement de cette personne à leur collecte, leur utilisation ou leur communication aux fins énoncées dans cette politique.

Renseignements sur vos opérations

  • Instructions d’investissement
  • Tolérance au risque
  • Connaissances et objectifs en matière de placements et de planification

Renseignements sur votre santé et mode de vie pour la souscription à des produits ou services d’assurance*

  • Antécédents de santé de votre famille
  • Vos activités, votre comportement, vos choix
  • Voyages, activités sportives et loisirs dangereux

*En raison de la nature sensible des renseignements sur la santé et le mode de vie, ceux-ci ne seront pas communiqués à des fins de marketing.

Renseignements pour des fins de formation, de contrôle qualité, d’identification et de sécurité, ou pour conserver votre consentement à une transaction

  • Historique, enregistrement appels téléphoniques et communication écrite
  • Historique des rencontres individuelles

Renseignements sur les interactions numériques (sites web et sites de médias sociaux)

  • Renseignements sur les appareils (ex. : adresse IP, VPN, proxies, type d’appareil et système d’exploitation)
  • Renseignements sur votre emplacement approximatif qui sont générés à l’aide de votre adresse IP lorsque vous visitez notre sites web
  • Préférences et habitudes de navigation, comme les pages que vous consultez et utilisez. Pour plus de détails, veuillez consulter notre Politique sur les données numériques.

IMPORTANT : Nous limitons la collecte de vos renseignements à ce qui est nécessaire pour nous aider à bien vous servir.

2.2. Auprès de qui pouvons-nous recueillir vos renseignements

Nous pouvons recueillir vos renseignements directement auprès de vous lorsque vous communiquez ou interagissez avec nous. Nous pouvons également recueillir vos renseignements de manière indirecte et à partir des sources énumérées ci-bas. Lorsque requis, nous obtenons votre consentement.

  • personnes liées à vos produits et services
  • sources ou registres disponibles publiquement
  • organismes règlementaires et organismes d’autoréglementation
  • les sociétés affiliées au groupe Archer
  • contenus générés par l’utilisation de nos sites web, de nos applications mobiles et de nos plateformes de médias sociaux. Pour plus de détails, veuillez consulter notre Politique sur les données numériques.

3. Comment nous utilisons et communiquons vos renseignements et avec qui

3.1. Comment nous utilisons et communiquons vos renseignements

Nous utilisons et communiquons vos renseignements pour:

  1. vous identifier, mettre à jour vos renseignements et vérifier la véracité des renseignements fournis
  2. évaluer votre situation financière
  3. veiller à ce que les conseils que nous vous offrons ou que vous vous procurez vous conviennent
  4. établir votre profil d’investisseur, vos besoins et objectifs financiers de même que vos stratégies de placement
  5. établir, gérer, administrer et maintenir les produits et services demandés
  6. combiner les renseignements financiers que  les sociétés affiliés au groupe Archer détiennent sur vous afin de générer une vue d’ensemble des produits et services que vous détenez et ainsi mieux vous servir (voir votre droit de refus à la section 5.2)
  7. mener des études, et des analyses de données en vue de générer des statistiques, d’améliorer nos produits et services, et en concevoir de nouveaux, notamment en analysant les renseignements recueillis par notre sites web (voir votre droit de refus à la section 5.2).
  8. personnaliser votre expérience client, notamment au moyen d’analyses de votre profil, vos opérations et autres renseignements (dont ceux recueillis par notre sites web) pour:
    • mieux vous connaitre et comprendre vos besoins
    • cibler et personnaliser les produits, services et promotions qui pourraient vous intéresser et convenir à votre situation
    • mieux vous conseiller grâce à l’analyse de vos besoins et préférences
  9. ipromouvoir des produits et services qui pourraient vous intéresser, offerts par les sociétés affiliés au groupe Archer ou certains de ses partenaires, incluant des publicités personnalisées sur des plateformes de médias sociaux et numériques (voir votre droit de refus à la section 5.2)
  10. exercer nos activités et opérations courantes
  11. permettre des vérifications diligentes de nos opérations en prévision de la conclusion d’une transaction commerciale
  12. communiquer avec vous en utilisant les coordonnées que vous nous avez fournies (par la poste, courriel, message texte, appels, médias sociaux)
  13. utiliser et communiquer certains renseignements dans les cas où la loi nous autorise à le faire (voir la section 4).

3.2. À qui pouvons-nous communiquer vos renseignements

La communication, à des fins légitimes, de vos renseignements avec d’autres personnes est parfois nécessaire. Il peut s’agir, par exemple, d’une communication obligatoire selon la loi, nécessaire pour protéger vos intérêts en cas de fraude ou encore vous permettant de participer à un programme avec un partenaire ou pour vous offrir des services en notre nom. En tout temps, nous nous engageons à limiter les renseignements au strict nécessaire et à obtenir votre consentement, lorsque requis.

Nous veillons à l’intégrité, la sécurité et la confidentialité de vos renseignements.

  • Nous pouvons communiquer vos renseignements à :
    • les sociétés affiliées au groupe Archer, pour les renseignements permettant de vous identifier, à des fins de conformité et pour simplifier la gestion courante de vos comptes.
    • les sociétés affiliées au groupe Archer, pour vos renseignements financiers, afin de mieux vous servir (voir votre droit de refus à la section 5.2)
    • une personne agissant pour vous
    • un assureur ou un mandataire agissant pour nous
    • une personne détenant un compte conjointement avec vous ou qui est autrement impliquée dans la relation que vous avez avec nous
    • des tiers, si nous devons divulguer vos renseignements dans le cadre de procédures judiciaires
    • une autorité règlementaire ou gouvernementale ou un organisme d’autoréglementation
    • une personne autorisée à les obtenir selon la loi
    • des tiers impliqués dans la conclusion d’une transaction commerciale
    • des plateformes de médias sociaux et numériques avec lesquelles nous pouvons partager votre nom et vos coordonnées (ex. : votre adresse courriel) pour nous permettre de diffuser des publicités ciblées sur leurs plateformes (voir votre droit de refus à la section 5.2)
    • tel que décrit ci-dessous, les fournisseurs de services auxquels nous faisons appel pour accomplir certaines tâches comme la production de relevés de placements, la gestion de services de fidélisation et la réalisation de services marketing en notre nom.

3.3. Les fournisseurs de services

  • Nous sélectionnons les fournisseurs de services avec beaucoup de soin. Ils font notamment partie des catégories suivantes :
    • services de technologie (applications, centre de données, stockage de données et sauvegarde, services d'hébergement, services de maintenance et support)
    • services professionnels
    • services financiers et opérations bancaires
    • services d'assurance
    • services de communications
    • services de courrier
    • services d’analytique et de marketing

Tous les fournisseurs qui ont accès à vos renseignements signent une entente de confidentialité avec nous et s’engagent à n’utiliser vos renseignements que pour les fins mentionnées dans l’entente et à leur accorder le même niveau de protection que nous offrons. 

4. Quand devons-nous obtenir votre consentement 

  • Nous n’utilisons vos renseignements qu’avec votre consentement ou si la loi nous le permet. Nous obtenons votre consentement à la collecte, à l’utilisation et à la communication de vos renseignements :
    • lorsque vous demandez un nouveau produit ou service
    • lorsque nous devons utiliser vos renseignements à une fin différente de celles pour lesquelles vous avez déjà donné votre consentement
    • lors de certaines interactions spécifiques avec nous, comme des appels au service à la clientèle ou la complétion de formulaires en ligne
  • Cependant, nous n’obtenons pas votre consentement à chaque interaction avec vous.
  • De plus, nous n’obtenons pas votre consentement dans certaines situations prévues par la loi, pour : 
    • une enquête sur la violation d’un contrat ou d’une loi 
    • prévenir une fraude, la faire cesser ou la détecter 

5. Quels sont vos droits et comment les exercer

5.1. Droit d’accepter ou de refuser de fournir vos renseignements

Vos renseignements vous appartiennent. Sous réserve des exigences juridiques, commerciales ou contractuelles, vous avez le droit de retirer votre consentement à la collecte, à l’utilisation ou à la communication de renseignements. Nous traiterons votre demande dans les meilleurs délais.  

Cependant, certains renseignements sont essentiels à ce que nous puissions vous fournir certains produits et services. Si vous refusez de les fournir, il peut être difficile, sinon impossible d’établir, de maintenir une relation d’affaires avec vous ou même de vous offrir certains de nos produits. Par exemple, si vous ne voulez pas fournir votre NAS, nous ne pourrons pas vous offrir les produits pour lesquels il est obligatoire, tel qu'un produit enregistré comme un REER.

5.2. Droit de refuser que nous utilisions vos renseignements à certaines fins Vous pouvez refuser que nous utilisions vos renseignements ou retirer votre consent

Vous pouvez refuser que nous utilisions vos renseignements ou retirer votre consentement aux fins suivantes :

  1. a) L’abonnement à notre infolettre

    Les sociétés affiliées au groupe Archer peuvent partager avec vous de l’information qui pourraient vous intéresser. Vous pouvez en tout temps retirer votre consentement à en recevoir. Il peut y avoir un délai avant que vous cessiez de recevoir nos communication, notamment celles d’une campagne déjà en cours.

    Nous pouvons aussi utiliser votre nom, adresse courriel ou d’autres coordonnées pour créer des audiences personnalisées sur les plateformes de médias sociaux et numériques. Cela nous permet d’afficher des publicités adaptées à vos besoins et vos intérêts sur ces plateformes. Vous pouvez refuser l’utilisation de vos renseignements pour des publicités ciblées en modifiant vos préférences dans les paramètres de votre compte de médias sociaux ou en nous contactant.

    Nous pouvons, à l’occasion, communiquer avec vous pour vous demander si vous souhaitez mettre à jour votre choix afin de nous assurer que nos dossiers sont à jour et reflètent bien vos préférences actuelles. Veuillez noter que si vous retirez votre consentement à cette utilisation, vous pourriez toujours voir certaines de nos publications sur les plateformes de médias sociaux.

    Veuillez noter que si vous retirez votre consentement à cette utilisation, vous pourriez toujours voir certaines de nos publications sur les plateformes de médias sociaux.
  2. b) Partager vos renseignements financiers entre les sociétés affiliées au groupe Archer.

    Nous pouvons communiquer vos renseignements financiers au sein des sociétés affiliées au groupe Archer pour faciliter la relation et simplifier les interactions que nous avons avec vous. Cette communication permet notamment :
    • de mieux vous servir en ayant une vue complète de l’ensemble des produits et services que vous détenez au sein des sociétés affiliées au groupe Archer (par exemple, en accédant plus rapidement à votre portrait financier lors d’un rendez-vous pour un nouveau produit ou service)
    • d’analyser votre situation financière afin de vérifier votre admissibilité à des offres, à des promotions et à certains produits et services qui conviendraient mieux à vos besoins
  3. c) Recueillir et utiliser vos renseignements numériques sur nos services en lignes

    Avec votre accord, nous pouvons recueillir vos renseignements numériques (ex. : données de votre appareil et de votre navigation) à l’aide de fichiers témoins facultatifs ou d’autres technologies similaires lorsque vous visitez notre site web. Ces renseignements nous permettent de mesurer et analyser l’achalandage pour améliorer votre expérience de navigation. Vous pouvez refuser la collecte de ces renseignements en cliquant sur « Centre de préférences de la confidentialité » au bas de nos sites web. Pour plus de détails, consultez notre Politique sur les données numériques.

Comment faire pour retirer votre consentement

Vous pouvez en tout temps retirer votre consentement à l’abonnement de notre infolettre (5.2 a)) et votre consentement au partage de vos renseignements financiers entre les sociétés affiliées au groupe Archer (5.2 b)). Vous pouvez en faire la demande par courriel à l’un des responsables de la protection des renseignements personnels dont les coordonnées apparaissent au début de ce document. Nous traiterons votre demande dans les meilleurs délais.

Vous pouvez aussi refuser en tout temps l’utilisation des fichiers témoins sur nos sites web et applications mobiles (5.2 c)). Pour connaître la procédure, consultez notre Politique sur les données numériques.

Ce que vous continuerez à recevoir après avoir retiré votre consentement

Vous continuerez à recevoir :

  • Les avis règlementaires que nous devons vous transmettre selon la loi
  • Des informations relativement à vos produits et services actuels.

Vous pourriez aussi continuer à recevoir de l’information sur nos produits et services de vive voix ou en mains propres de la part de nos représentants. En effet, certains de nos représentants ont le devoir de vous conseiller et continueront à vous donner cette information lorsque nécessaire.

5.3. Droit d’accéder à vos renseignements

Vous pouvez demander à consulter les renseignements que nous détenons sur vous, sauf si la loi prévoit des limites à cette demande.

Comment faire pour consulter vos renseignements

Pour consulter vos renseignements, vous devez faire une demande :

  • par courriel à l’un de nos responsables de la protection des renseignements personnels dont les coordonnées apparaissent au début de ce document
  • en vous adressant à votre conseiller

Nous traiterons votre demande dans un délai de 30 jours ou dans un délai plus long si la loi le prévoit. Nous vous informerons si le délai est plus long que 30 jours.

5.4. Droit de faire corriger vos renseignements

Vous pouvez et devez corriger les renseignements inexacts vous concernant. Pour pouvoir vous offrir un service de qualité, il est essentiel que vos renseignements soient exacts et complets. À cet effet, nous comptons sur vous pour nous aider à maintenir la qualité des renseignements que nous détenons en nous informant de tout changement. Pour faire une demande, référez-vous à la procédure identifiée à la section 5.3 ci-dessus.

6. Quelles sont nos mesures de sécurité pour conserver vos renseignements

6.1. Conservation d’une durée limitée

Nous conservons vos renseignements, en format physique ou numérique, aussi longtemps que nécessaire pour atteindre les fins auxquelles les informations ont été recueillies ou aussi longtemps que requis ou permis selon la loi. Le but, la nature et la sensibilité des renseignements ont été pris en compte dans la détermination des périodes de conservation.

Les sociétés affiliées au groupe Archer sont assujetties à de nombreuses obligations légales concernant la conservation des renseignements personnels (par exemple, en vertu des lois sur les valeurs mobilières, fiscales et de lutte contre le blanchiment d’argent). De manière générale, pour répondre à ces obligations, les renseignements relatifs à votre profil client (tels que votre nom, adresse, date de naissance) seront conservés pendant la durée de votre relation avec nous et pour une durée de sept ans suivant la fin de celle-ci. De plus, nous conserverons vos informations transactionnelles pendant sept ans après leur exécution.

Certaines exceptions peuvent s’appliquer et nécessiter des périodes de conservation plus longues, par exemple dans le cas de litiges ou de réclamations. Dans ce cas, vos renseignements pourraient être conservés jusqu’à dix ans. Lorsque vos renseignements ne sont plus nécessaires, nous nous efforçons de les détruire en toute sécurité.

6.2. Lieux de conservation

Les sociétés affiliées au groupe Archer, leurs fournisseurs de services et autres tiers à qui vos renseignements sont communiqués en vertu de cette politique peuvent exercer des activités à l’extérieur du Québec. Vos renseignements peuvent donc être utilisés et conservés, en toute sécurité, dans d’autres provinces.  

6.3. Programme de sécurité des renseignements

Nous déployons des efforts importants afin de protéger vos renseignements contre la perte, le vol, et l’accès, l’utilisation ou la communication non autorisée et contre toute autre atteinte à la protection d’un tel renseignement. Nous avons mis en place un programme de sécurité pour suivre l’évolution constante des menaces à la sécurité des renseignements. Les mesures adoptées dans notre programme de sécurité sont : 

  • protéger les infrastructures au moyen d’accès sécurisé à nos locaux et des emplacements sécuritaires pour nos équipements, etc. 
  • limiter les personnes ayant accès à vos renseignements. Ainsi, seuls les employés qui ont besoin de consulter vos renseignements dans le cadre de leur travail y ont accès. 
  • gérer les mots de passe et mettre en place des pare-feu. 

Vous avez un rôle à jouer dans la protection de vos renseignements. Nous vous invitons à ne jamais divulguer vos mots de passe, codes et numéros d’identification personnels. Nos employés n’ont pas ces informations et ne vous les demanderont pas.

7. Quelles sont les autres conditions accompagnant cette politique

Cette politique est complétée par notre Politique sur les données numériques, qui explique de quelle façon nous utilisons des fichiers témoins et autres technologies similaires lorsque vous consultez notre site web.

De plus, certains produits et services sont accompagnés de conditions spécifiques de traitement des renseignements. Il est important d’en tenir compte.

8. Comment pouvons-nous modifier cette politique 

Nous pouvons modifier cette politique lorsque requis. Nous vous informerons au moyen d’un avis apparaissant sur nos sites web et par tout autre moyen approprié pour vous joindre.

9. Comment nous joindre pour une question, un commentaire ou une plainte

Pour poser une question ou envoyer un commentaire, vous pouvez communiquer avec nous :

  • Contactez l’un des responsables de la protection des renseignements personnels dont les coordonnées apparaissent au début de ce document
  • Appelez notre centre de service à la clientèle
  • Contactez votre conseiller

Pour faire une plainte, vous devez contacter l’un des responsables de la protection des renseignements personnels dont les coordonnées apparaissent au début de ce document.